Коммуникации

О разделе

В данном разделе рассмотрены основные вопросы связанные с организацией эффективного взаимодействия между участниками проекта и иными заинтересованными сторонами.


Планирование управления коммуникациями — процесс разработки соответствующего подхода и плана для коммуникаций проекта на основе потребностей и требований заинтересованных сторон в информации, а также имеющихся активов организации. Основная польза процесса заключается в том, что он определяет и формально фиксирует подход для установки наиболее эффективных и результативных коммуникаций с заинтересованными лицами. Наличие плана коммуникаций:

Некорректное планирование коммуникаций или отсутствие плана в проекте может привести к целому ряду проблем:


Согласно PMI PMBOK, в большинстве проектов планирование коммуникаций осуществляется на самых ранних стадиях проекта, например, во время разработки плана управления проектом. Результативные коммуникации означают, что информация предоставляется в правильном формате, в соответствующее время, соответствующей аудитории и оказывает требуемое влияние. Эффективные коммуникации означают предоставление только той информации, которая действительно необходима. При составлении плана коммуникаций необходимо ответить на пять вопросов:

Источники информации, обычно используемые для выявления и определения требований к коммуникациям проекта обычно заключаются в следующих документах:

  1. Организационная структура проекта. Документ формализует отношения и ответственности между организацией проекта и заинтересованными сторонами внутренние потребности в информации (например, при коммуникациях в рамках организации);
  2. Список контактов на проекте. Список должен включать только тех лиц, которые вовлечены в проект. Документ необходим прежде всего для того, чтобы новый участник проекта, в случае увольнения предыдущего, не тратил время на поиск контактов основных участников;
  3. Реестр Заинтересованных сторон в части мероприятий по реализации стратегий управления ожиданиями.

Специфические требования и ограничения заинтересованных сторон в части обеспечения информацией по проекту:

  1. Статус о ходе работ. Спонсор может ожидать от руководителя проекта информацию о ходе работ чаще, чем это регламентирован;
  2. Матрица ответственности. Документ формально фиксирует кто, какой документ и в какой период обязан предоставить и в чей адрес;
  3. Приказ о регламентации письменного формата пересылаемых сообщений внутри проекта.

Например:

  • Использовать код проекта в теме сообщения,  определить стиль общения, максимальный размер приложений, формат подписей в сообщении, требования к оповещению о получении и прочтении сообщений.
  • Определить требования к формату протокола соващения по проекту
  • Определить шаблон, периодичность, способ передачи всей отчетной информации по проекту.

Члены проектной команды и руководитель проекта регулярно контактируют со множеством людей с конкурирующими и даже порой противоречивыми требованиями к предоставлению информации, поэтому, по-возможности, рекомендуем сформировать краткую матрицу коммуникаций в виде графического представления с целью регулярного напоминания, к примеру:

Приведенная визуальная матрица коммуникация, лишь упрощенный вариант представления, чем больше и сложнее проекты, тем подробнее и детальнее должны быть проработаны информационные потоки и каналы коммуникаций. Все документы и мероприятия, как правило, консолидируются в едином подробном документе под названием План коммуникаций.