Точность оценки по фазам

Точность оценки бюджета и сроков реализации крупного инвестиционного проекта: диапазоны точности в зависимости от фазы жизненного цикла, факторный анализ

Диапазоны точности оценки бюджета проекта

Одной из ключевых характеристик проектной деятельности является необходимость реализации каких-либо мероприятий в условиях значительной неопределенности. При этом, чем на более ранней фазе проекта находится проектная команда, тем менее точной информацией о проекте она располагает. Это ситуация характерна для всех аспектов проекта: графика, бюджета, операционных показателей, качества и т.д.

В частности, если мы будем говорить про календарно-сетевую модель проекта, то главным подходом к ее формированию является метод набегающей волны, который позволяет детализировать работы проекта по мере появления соответствующей информации. О методе набегающей волны более подробно вы можете прочитать здесь.

В момент зарождения идеи проекта невозможно наверняка определить бюджет проекта, так как нет ни ТЭО, ни проектной и рабочей документации, ни заключенных договоров, компания обладает исключительно экспертной оценкой ее сотрудников и привлеченных консультантов. В то же время при наличии всей перечисленный информации точность оценки бюджета проекта будет достаточно высокой и минимально отклонится от фактических значений по завершению проекта.

Таким образом, каждая фаза проекта характеризуется определенным набором документов и предпосылок относительно проекта, которые позволяют обеспечить определенную точность оценки бюджета проекта. Один из возможных вариантов отражен на рисунке ниже:

Рис. Диапазоны точности оценки бюджета проекта в зависимости от фазы

Предположим, что по результатам фазы «Оценка» прогнозный бюджет проекта составил 10 млрд руб. при диапазоне точности ±60%. Это означает, что к моменту ввода объекта в эксплуатацию фактический бюджет проекта может составить как 16 млрд руб., так и 4 млрд руб.

С какой целью используются данные диапазоны оценки точности бюджета проекта:

  1. Расчет влияния неопределенности на показатели эффективности проекта.

Желательно проводить анализ чувствительности проекта к изменению объема капитальных затрат, утвержденные диапазоны дают конкретные данные для расчета);

  1. Оценка работы команды проекта.

Предположим, утвержденный бюджет проекта составил 10 млрд руб., а фактический – 12 млрд руб.  Хорошо это или плохо? Казалось бы, перерасход составил 20% от изначального бюджета, что может в значительной степени насторожить контролирующие органы. Теперь добавим информацию о том, что диапазон точности оценки в 10 млрд руб. составлял ±30% или от 7 до 13 млрд руб. Какой вывод мы можем сделать теперь? Команда проекта не вышла за верхний диапазон оценки точности, соответственно, утвержденные условия выполнены. Разумеется, надо дополнительно выполнить факторный анализ роста бюджета проекта, чтобы разобраться в причинах отклонения от плана, но об этом мы поговорим далее.

Важно отметить, что диапазон оценки бюджета проекта включают неопределенность корректной оценке стоимости предполагаемого объема проекта, но не включает в себя такие факторы, как инфляция, валютная волатильность или форм-мажор, так как данные параметры в значительной степени различаются между странами (в случае с макропараметрами) и не могут быть включены в среднестатистические подходы (в случае с форс-мажором). Кроме того, в случае включения дополнительных объектов в объем проекта, данное изменение так же выносится за пределы диапазоны точности.

Дальше всего в работе со стоимостной оценкой проектов на сегодняшний день продвинулась ассоциация AACE (Association for the Advanced Cost Engineering), которая предлагает уже разработанные диапазоны точности оценки бюджета проекта для каждой отрасли. Например, в рекомендуемой практике AACE №87R-14 вы можете ознакомиться с диапазонами оценки точности проекта для нефтегазовых проектов добычи.

Тем не менее, несмотря на уже разработанные практики и рекомендации профессионального сообщества, вы всегда должны адаптировать подходы к специфике проектов вашей компании и потребности ваших заинтересованных сторон. Желательно установить на уровне компании подход к оценке точности информации проекта в зависимости от фазы реализации проекта. Вы можете взять одну из практик AACE или же разработать собственный подход. Главное, определить правила игры на берегу и разъяснить их всем участникам проекта.

Факторный анализ изменений бюджета проекта по результатам фазы проекта

Крайне часто мы сталкиваемся с пестрыми заголовками: «Стоимость проекта выросла в два раза», «За 1 год бюджет проекта прибавил 50% или 10 млрд руб.» и «Фактический бюджет проекта составил 100 млрд руб. при плановом объеме в 70 млрд руб.». Но на сколько объясним данный рост? С какой базой мы сравниваем текущую оценку затрат? Действительно виноват руководитель проекта или он эффективно работает с неопределенностью, а в силу вступили некие форс-мажорные факторы? Ответы на все эти вопросы должны быть отражены в результатах выполненного факторного анализа изменений бюджета проекта.

Факторный анализ – анализ причин отклонения прогнозной или фактической оценки бюджета проекта по сравнению с плановой величиной. Как правило, при проведении факторного анализа следует разделять контролируемые и неконтролируемые факторы.

Контролируемые факторы – факторы, находящиеся в зоне влияния команды проекта. Например, корректное определение границ проекта, оптимизация технических решений, проведение коммерческих переговоров с целью получения дополнительной скидки и т.д.

Неконтролируемые факторы – факторы, находящиеся вне зоны влияния команды проекта. Например, инфляция, валютная волатильность, изменение процентных ставок, форс-мажор, решения топ-менеджмента, спущенные сверху.

Предположим, что бюджет проекта был оценен в 10 млрд руб., из которых 7 млрд руб. составляли рублевые контракты, а 3 млрд руб. – валютные, точность оценки принята на уровне +20% по верхнему диапазону (соответственно, 12 млрд руб.), а с момента предыдущей оценки произошли следующие изменения:

  1. Валютный курс вырос на 10%;
  2. Достигнута договоренность о получении скидки в размере 200 млн руб.;
  3. Уточнен объем получаемой продукции, что повлекло за собой необходимость в строительстве дополнительных резервуаров стоимостью 400 млн руб.;
  4. На уровне компании принято решении об изменении норматива по резервным мощностям, что повлекло за собой увеличение капитальных затрат на 100 млн руб.

Посмотрим, как будут выглядеть результаты факторного анализа:

Рис. Пример представления результатов факторного анализа проекта

В процессе подготовки факторного анализа команда проекта самостоятельно выбирает подход к группировке изменений по факторам (или пользуется утвержденными на уровне компании подходами, в случае их наличия), при этом следует стремиться к сопоставимости факторов по размеру. Иными словами, в случае, если у вас есть фактор с оценкой в 100 млн руб. и определенное количество факторов с оценкой в 1 млн руб., то, разумеется, последние лучшие объединить в несколько или в одну группу.

Таким образом, сравнение прогнозной оценки бюджета проекта с допустимыми диапазонами точности и своевременное проведение факторного анализа позволяют команде получить дополнительную информацию относительно успешности реализации проекта и причинах отклонения, что, в свою очередь, влияет на принимаемые руководителем проекта решения по корректировке плана реализации проекта.

Точность оценки параметров проекта и толерантность к сдвигу сроков

На сегодняшний день подход к оценке ключевых параметров эффективности проекта с учетом класса точности бюджета достаточно распространен среди российских и международных компаний, при этом сложившейся практики учета неопределенности при прогнозировании срока ввода объекта в эксплуатацию пока нет. Как правило, при реализации крупных инвестиционных проектов команды обязаны информировать руководство о сдвиге срока более, чем на три месяца, и планировать график методом набегающей волны.

Тем не менее, как и в случае с прогнозной оценкой величины капитальных затрат, команда проекта может по-разному видеть срок окончания проекта в процессе подготовки ТЭО и в начале фазы «Реализация».

Таким образом, мы рекомендуем наравне с допустимыми диапазонами отклонения бюджета проекта установить на уровне компании (и в зависимости от масштаба отдельного проекта) толерантность к сдвигу срока проекта.

Рис. Диапазоны точности графика проекта в зависимости от фазы

Кроме того, при оценке фактических результатов рекомендуется так же отслеживать факторы, повлиявшие на изменение сроков реализации проекта с целью как корректной мотивации сотрудников, так и учета полученного опыта на следующих проектах.